copropriétés

Le tableau d'affichage de la résidence

On retrouve souvent dans le tableau d'affichage, le règlement de copropriété, des informations générales, les dates de rendez-vous du syndic, les comptes rendus du conseil syndical...

Une nouvelle obligation depuis le 1er avril 2016

Avec la loi ALUR une nouvelle obligation est apparue ( prenant effet le 1er avril 2016), un résumé des travaux votés en assemblée générale doit être affiché à l'attention de tous ( ou à défaut, doit être distribué dans toutes les boites aux lettres). Si cette intention est louable afin que tous, copropriétaires comme locataires, soient informés des prochains travaux qui auront une incidences sur tous les résidents, c'est une contrainte supplémentaire pour les syndics qui va être consommatrice de ressources en personnel et en temps alors que les syndics sont déjà très sollicites par la gestion quotidienne des copropriétés.

Décret n° 2015-1681 du 15 décembre 2015 relatif à l'information des occupants des immeubles en copropriété des décisions prises par l'assemblée générale

 

Les contraintes de l'utilisation du tableau d'affichage papier

- Le tableau d'affichage a une dimension qui n'est pas extensible, afficher tous les documents nécessaires peut être difficile, voir impossible, d'autant plus que l'accès est en principe sous clef, il est donc nécessaire que toutes les notes soient directement visibles. L'ajout de notes supplémentaires comme c'est le cas avec le décret n° 2015-1681... va finir par poser un problème de place sur le tableau.

- De multiples manipulations sont à effectuer afin d'afficher une note. En effet, il faut imprimer la note, accéder au tableau, trouver une place et punaiser la note. Il faudra également retourner enlever la note lorsqu'elle ne sera plus utiles, et ceci est à réaliser pour les tableaux de chaque allée!

- Difficultés à repérer les nouvelles notes parmi l'ensemble des documents

 

Faisons un rapide sondage:

- Combien d'entre vous ont dans leur immeuble un tableau d'affichage à jour, avec des informations pertinentes et récentes ?

- Combien d'entre vous ont un tableau d'affichage contenant le résumé des travaux de la dernière assemblée générale ( en vigueur depuis le 1er avril 2016)?

Force est de constater que les tableaux d'affichage présentent malheureusement peu souvent des informations intéressantes et à jour. On ne peut blâmer personne pour cela, le processus pour mettre à jour ce tableau papier est trop lourd à gérer, il demande trop de manipulations, de déplacements pour qu'on puisse y maintenir régulièrement des informations à jour.

Et conséquence de cela, souvent plus grand monde ne regarde ce tableau.

 

L'extranet loi ALUR peut-il suppléer le tableau d'affichage?

Avec l'utilisation d'un extranet loi ALUR dans beaucoup de copropriétés, on peut penser qu'on va pouvoir diffuser plus facilement de l'information aux immeubles, mais:

- il y a de grandes disparités entre les extranets suivant les syndics et donc des fonctionnalités très différentes d'un extranet à l'autre

- le décret du 23 mai 2019 indiquant les informations minimum de l'extranet ( entrant en vigueur le 1er juillet 2020), ne mentionne pas d'information de la vie quotidienne ( suivi des pannes, informations générales...).

Voir Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne

- accès difficile pour certaines personnes ( on oublie comment on y accède, on oublie ses identifiants...il devient fastidieux de s'y rendre...surtout si on n'y trouve pas d'information sur la vie de l'immeuble)

- nécessite un accès internet et exclu dès lors les personnes qui ne sont pas à l'aise avec les outils informatique

 

En résumé

En l’état actuel des choses l'extranet ne peut pas servir pour diffuser efficacement les informations concernant la vie quotidienne de l'immeuble (suivi des pannes, interventions des fournisseurs, informations générales...) car ce moyen de communication exclu une partie de la population ( les locataires qui souvent n'ont pas d’accès à l'extranet, ainsi que les personnes qui ont du mal à utiliser l'informatique ou qui n'ont pas d’accès internet)

Comment apporter à tous les résidents des immeubles des informations pertinentes sur la vie quotidienne des résidences?

Imaginons un outil informatique qui permette de s'adresser directement aux immeubles au lieu de s'adresser à des personnes comme c'est le cas aujourd'hui:

-> On éviterait les problèmes d'adresses emails qui changent ( déménagements, changement d'email, démission du conseil syndical...) en s'adressant directement à l'immeuble

Imaginons un outil facile à mettre à jour par le syndic mais aussi par les fournisseurs ( notamment ceux sous contrat avec l'immeuble, comme l'ascensoriste, le chauffagiste...)

-> On permettrait à tous ceux qui ont des informations pour l'immeuble de facilement et rapidement les diffuser.

-> On éviterait les notes collées à la hâte sur les portes d’entrées, dans les ascenseurs...

Imaginons un outil pour lequel il est facile de récupérer les informations de l'immeuble sans devoir se souvenir de l'adresse internet ( l'URL) ni de son nom d'utilisateur, de son mot de passe. Un outil ou en quelques secondes on accède à des informations à jour sur les travaux en cours, les interventions prévues etc.

-> On permettrait a tous les résidents d’être informés en temps réel des informations de la vie quotidienne de l'immeuble

La solution pour communiquer avec les immeubles: TABLOMAIL

Il s'agit d'un outil web qui attribue des emails aux immeubles. Il devient alors possible d'envoyer des informations (textes, fichiers, photos) directement à l'immeuble. Les informations seront disponibles pour tous les résidents, anciens et nouveaux.

- Seuls les emails préalablement autorisés ont le droit d'écrire vers les emails des immeubles, il devient alors possible d'autoriser des fournisseurs à écrire directement aux résidences pour informer de l'évolution d'un dépannage, des dates d'interventions sur travaux, des informations générales comme la mise en place d'une benne, la date de début de mise en chauffe etc...

- Le syndic a une vision et un contrôle complet de toutes les informations envoyées a toutes les résidences

- L’accès aux informations générales ( pannes, informations, règlements...) se fait par la simple lecture d'un QR code ( aussi appelé flash code ou code 2d, il s'agit des 'codes barres carrés' qu'on trouve de plus en plus sur les emballages par exemple ).

- Les QR codes, imprimables facilement par le syndic ou le conseil syndical, peuvent être collés en parties communes, dans l'entrée des immeubles, dans les ascenseurs etc. pour permettre à toute personne munie d'un smartphone d’accéder en quelques secondes par la lecture de ce code, aux informations de l'immeuble.

- Des codes couleurs permettent de savoir rapidement si les informations sont récentes ou anciennes.

- Les informations expirent automatiquement pour n'afficher que des informations à jour et en minimisant les actions pour le syndic ( il n'est pas nécessaire de supprimer manuellement les anciennes informations, celles-ci se suppriment toutes seules, suivant la catégories dans laquelle elles ont été placées).

- L'outil est prévu pour pouvoir être affiché sur une tablette en libre service en partie commune pour les copropriétés qui le désirent, il n'est alors même pas nécessaire d'utiliser un smartphone pour accéder aux informations de la résidence! on a alors un véritable tableau d'affichage numérique qui peut avantageusement remplacer le tableau d'affichage papier !

- Pour les résidences qui sont sujettes à des problèmes de vandalisme, la tablette peut être placée derrière une vitre car un affichage déroulant peut être réalisé, ne nécessitant ainsi pas l'utilisation des fonctions tactiles.

- TABLOMAIL permet aux résidences d'entrer dans l’Ère du numérique avec un outil de communication web permettant pour les résidences qui le veulent, de remplacer le tableau d'affichage papier. Le syndic lui, que le tableau reste virtuel ou devienne numérique, aura a disposition un outil performant pour communiquer des informations en temps réel avec les immeubles qu'il gère. Un outil facile à mettre à jour par le syndic et les fournisseurs, un outil facile à utiliser par les résidents qui accèdent rapidement à des informations pertinentes et en temps réel sur l'immeuble.

Ceci sans compter un aspect important: l'amélioration de la sécurité dans les résidences ! en effet, on va pouvoir savoir qui fait quoi dans l'immeuble, qui est sensé intervenir et donc qui n'a rien à faire dans la copropriété.

Aujourd'hui il est difficile pour les fournisseurs d'avertir de leurs interventions et ne peut pas les blâmer pour cela car il n'y a pas de moyen aisé d'avertir l'immeuble ( sans perdre de temps ou sans en faire perdre au syndic), mais demain avec TABLOMAIL il leur sera très facile de prévenir, même si c'est au dernier moment (juste avant leur intervention), car par un simple email envoyé directement à la résidence, les résidents auront accès facilement à l'information!

Cliquez ici pour découvrir et tester TABLOMAIL!

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