Tout le monde connaît les étiquettes laissées par les fournisseurs qui interviennent dans les immeubles ( ou même chez les particuliers). Ces étiquettes permettent d'identifier l'entreprise intervenant dans la résidence et elle apporte quelques informations sur la date d'intervention et la personne l'ayant réalisée.
Cette étiquette peut aussi être déclinée en une note affichée, qui permet d'obtenir un historique sur une période de temps ( on retrouve cela pour les entreprises de nettoyage des parties communes par exemple). C'est ce qui existe depuis des décennies, ne peut-on pas aller plus loin avec l'essor du web dans notre société connectée?
Pourquoi améliorer la communication avec les entreprises intervenants en immeubles?
Savoir par l'étiquette/note quand et par qui, a eu lieu le dernier entretien ou nettoyage, c'est bien, mais c'est peu. Il est rare d'avoir des informations à jour et pertinentes concernant les interventions. On ne peut pas blâmer les entreprises pour cela car ils ont peu de moyen pour avertir l'immeuble et les résidents. Pourtant les résidents apprécient à juste titre d'être informés, en effet il est important de savoir quand débuteront les travaux votés à la dernière assemblée, d'être tenu informé de l'évolution d'une panne, de savoir quand la chaufferie sera mise en route etc. c'est important d'abord parce qu'une partie des résidents ( les copropriétaires) payent pour les travaux et les dépannages, il est normal que tous ( et pas seulement le conseil syndical) soit informé régulièrement et ensuite parce que ça évite de déranger inutilement syndic et fournisseurs les ressources en personnel des syndics et des fournisseurs sont déjà tendues il est inutile qu'ils doivent répondre à de multiples demandes identiques alors que ce temps pourraient être mieux employé.
Quels sont les moyens aujourd'hui disponibles pour les fournisseurs intervenants dans les résidences
Passer directement par le conseil syndical
Les coordonnées du/de la président(e) peuvent être connues de certains fournisseurs et peuvent permettre de l'avertir ( par téléphone ou par email). Malheureusement, d'une part les personnes peuvent ne plus faire partie du conseil au moment où on a besoin de les joindre ( et on ne sera certainement pas tenu informé en tant que fournisseur). D'autre part les président(e)s doivent rapidement transférer l'information vers la résidence. Or, les emails/téléphones de tous les résidents ne peuvent pas tous être connu, il faut dont utiliser un moyen tel que le panneau d'affichage papier ou coller directement une note dans les allées/ascenseurs etc. ( ces moyens seront vus plus loin).
On le voit, dans ce cas on a de multiples interlocuteurs, si tant est qu'on arrive jusqu'à l'affichage de l'information, celle-ci ne peut pas être modifiée facilement, elle risque d'être périmée rapidement et surtout il est probable que la plupart des fournisseurs n'ont pas les informations nécessaires pour communiquer directement et efficacement avec la résidence.
Passer par le syndic
Le fournisseur ayant besoin d'intervenir peut appeler le syndic, lorsque par exemple il prévoit d'intervenir pour un dépannage, pour commencer des travaux. Le syndic doit ensuite renvoyer l'information. Si il s'agit d'une intervention ne concernant qu'un petit nombre de personne, ça ne pose pas de difficulté et c'est fait ( on connait les coordonnées du conseil syndical et les coordonnées des personnes ayant fait un signalement) mais si il s'agit d'une communication qui doit se faire au niveau de l'immeuble pour avertir tous les résidents, ça n'est pas si facile. Encore une fois, les emails/téléphones de tous les résidents ne sont pas tous connus, de plus, même en imaginant qu'un extranet 'loi' ALUR soit en place et qu'il dispose des fonctionnalités permettant de communiquer des informations générales ( dates d'intervention, suivi des pannes/travaux...) tout le monde n'a pas accès à cet extranet rapidement et facilement ( les locataires n'ont toujours accès à l'extranet, et de plus beaucoup oublient leurs identifiant/mots de passe ou l'URL d'accès internet, il faut rechercher ces informations, naviguer sur l'extranet...ça n'est pas facile pour tous les résidents), on ne touchera donc qu'une partie des résidents par ce moyen. Si on passe par l'affichage de l'information ( dans le panneau d'affichage papier ou par collage dans les parties communes) on revient au problème vu précédemment, cela fait intervenir de multiples interlocuteurs, il faut imprimer, se déplacer pour afficher, se déplacer pour enlever, l'information peut difficilement être modifiée pour la mettre à jour...ça n'est pas des plus efficace pour une information rapide, à jour concernant les informations de la copropriété.
Mettre une affiche dans les parties communes
C'est ce qui est communément utilisé. Une affiche est posée dans l'ascenseur, sur la porte d'entrée par le fournisseur ( ou par le conseil syndical). Cela nécessite de se déplacer pour disposer, enlever la note. Ca n'est pas un problème selon les cas, par exemple si il s'agit d'une panne d’ascenseur, leur du 1er passage le mot est déposé et il sera enlevé lors de la résolution de la panne. L'entreprise, dans ce cas là, est à chaque fois sur place, elle pourra procéder à ces opérations. Mais si il s'agit d'annoncer une intervention, la date de mise en chauffe etc. déposer une note dans les parties commune ( ou dans le panneau d'affichage) posera plus de problèmes.
Quelles solutions pour améliorer la communication
Tableau d'affichage virtuel/numérique
L’intérêt par rapport à sa version papier c'est la facilité de mise à jour. Cela permet de mettre à disposition des informations à jour, que l'on peut modifier, supprimer à volonté.
Le tableau d'affichage virtuel est un accès personnel ( par smartphone ou PC) aux informations 'quotidiennes' de la copropriété.
Un extranet peut permettre un tel accès si il dispose d'une catégorie permettant d'accueillir ces informations ( suivi des pannes/travaux, dates d'intervention des fournisseurs...). Les 2 problèmes qui vont se poser avec un extranet 'Loi ALUR', c'est d'une part ce qu'on rappelait plus haut, à savoir que tous les résidents n'accèdent pas à l'extranet, et d'autre part qu'il n'est en principe par ouvert aux fournisseurs. Il existe un solution avec l'outil TABLOMAIL qui va permettre de mettre à disposition des tous les résidents, très simplement des informations générales sur la résidence, par la simple lecture d'un QR code (un code barre '2D' à afficher en partie commune). Pas de compte à créer, accès par tous comme si on était devant le panneau d'affichage papier, mais on est devant l'écran de son smartphone, de sa tablette ou de son PC (suivant la version de TABLOMAIL utilisée). Avec cet outil web, la mise à jour des information se fait très simplement par envoi d'emails sur un email associé à l'immeuble, il s'agit d'un email partagé, mais d'un email spécial ( ne peuvent écrire dessus que ceux qui sont autorisés).
De plus, avec TABLOMAIL, les fournisseurs peuvent être autorisés à mettre à jour les informations! Ils vont donc être en mesure, par un simple email envoyé sur l'adresse email de l'immeuble, de signaler leurs dates de passages, de donner des informations sur le suivi d'une panne particulière ( expliquer le problème, donner une estimation de la date de résolution...).
Le tableau d'affichage numérique est un accès commun aux informations de la copropriété par le moyen d'un équipement informatique placé en partie commune. Ce qui va nécessiter un coffret placé à un endroit stratégique afin d'être accessible facilement ( et à l'épreuve du vandalisme si nécessaire), d'une connexion internet et de l'équipement informatique par lui-même. Peu d'offres existent pour le moment. TABLOMAIL représente une possibilité de mettre en œuvre un tel tableau numérique. Pour cela il suffit de l'utiliser sur une tablette en mode 'kiosk' ( avec les fonctions bridées) et d'activer les options d'affichage prévues. Ainsi TABLOMAIL pourra être utilisé avec ou sans la fonction tactile ( une option d'affichage déroulant peut être activée pour afficher toutes les informations sans toucher l'écran). De plus, pour obtenir plus d'informations, il sera toujours possible d'utiliser son propre équipement ( smartphone...).
Plus de raison de ne pas informer les résidents dans ce cas, un seul envoi d'email sur l'adresse email de l'immeuble suffit au syndic et aux fournisseurs pour avertir de toute intervention.
La mise en place d'un tel tableau d'affichage numérique permet sans difficulté de respecter les derniers décrets sur l'information des résidents, tel que par exemple: Décret n° 2015-1681 du 15 décembre 2015 relatif à l'information des occupants des immeubles en copropriété des décisions prises par l'assemblée générale
Cette solution de tableau d'affichage virtuel/numérique doit être mise en place à l'initiative du syndic ou du syndicat. Si seule la partie virtuelle est mise en place, l'outil peut être à l'initiative du syndic, c'est un bon moyen pour lui de contrôler la communication de toutes les résidences qu'il gère. Pour mettre en place un tableau numérique il sera nécessaire de passer par le syndicat car le panneau sera disposé en partie commune.
Une copropriété peut aussi mettre en place de son propre chef un panneau d'affichage virtuel/numérique, cela lui permettra de conserver facilement les échanges entre les acteurs de la résidence, sans compter que TABLOMAIL dispose d'accès particulier permettant d'afficher des informations uniquement pour les 'copropriétaires' ou uniquement pour le 'conseil syndical', ce qui permet de conserver dans la résidence devis, factures, rapports, PV d'assemblées...
Etiquette fournisseur connectée
On l'a vu une étiquette ou une note est déposée par le fournisseur ( en principe il s'agit des fournisseurs sous contrat avec la résidence), étiquette qui dispose de quelques informations sommaires. En utilisant TABLOMAIL pour son entreprise, un fournisseur peut très simplement donner accès à toutes les informations qu'il désire!
En utilisant TABLOMAIL, le fournisseur va disposer d'une adresse email représentant l'immeuble ( ou représentant un équipement particulier de l'immeuble, un ascenseur par exemple) et d'un QR code associé.
Il va pouvoir envoyer les informations sur l'email de l'immeuble ( prochaines dates de passage, suivi travaux, explications...) et en ajoutant le QR code sur son étiquette actuelle les résidents accèderont par une simple lecture de ce QR code à l'aide d'un smartphone, à tout une somme d'informations mise à disposition par le fournisseur! l'étiquette devient connectée! l'immeuble garde facilement le contact avec les entreprises assurant la maintenance des équipements ( les ascensoristes, les chauffagistes, les entreprises d'assainissement, les entreprises de nettoyage, les entreprises de vérifications incendie etc.).